L’ organizzare eventi rappresenta una leva di comunicazione fondamentale perché permette il contatto diretto.
La possibilità di essere faccia a faccia con i consumatori o semplicemente gli spettatori permette di trasmettere in maniera innovativa e senza intermediazioni un messaggio, o più.
È dall’inizio del nuovo millennio che l’organizzazione di eventi é in costante crescita.
Ormai gli eventi fanno parte della parte strategica e operativa della comunicazione integrata del piano marketing.
Il mondo degli eventi può inserirsi in diverse dimensioni: dalla fiera alla cena aziendale.
La sinergia tra comunicazione e creatività è fondamentale.
Quello che però non deve mai mancare è la pianificazione strategica delle varie fasi.
Dopo aver eseguito un’analisi di fattibilità dell’evento, con il calendario alla mano bisogna capire come e quando fare ogni singolo passaggio: dal documento per la SIAE, a quando acquistare le decorazioni o mandare gli inviti.
Oggi vogliamo proporvi strategie pratiche di pianificazione per il mondo degli eventi.
Come ogni pianificazione che si rispetti è necessario descrivere l’obiettivo in maniera chiara e semplice.
“Perchè voglio fare questo evento? Cosa voglio ottenere?”
L’obiettivo deve essere condiviso dai membri del team di lavoro. Anzi in molti casi nasce proprio con del brainstorming con i propri colleghi.
Poi si passa a definire il target di persone che si vuole raggiungere e di conseguenza il luogo. Da una data stabilita per l’evento si procede con una pianificazione all’indietro. Si possono utilizzare strumenti efficaci come le flow chart. Sono tabelle divise per mesi e giorni nei quali inserire le varie attività da svolgere entro la data dell’evento.
Da una buona pianificazione è possibile concentrarsi sull’attività fondamentale di un evento: coinvolgere le persone che parteciperanno all’evento con un contenuto rilevante. Non è possibile perdere troppo tempo ed energie in questioni burocratiche, anche se…
Come dice Benjamin Frankiln “if you fail to plan, you are planning to fail”
Per questo per organizzare un evento che si rispetti, l’organizzatore di eventi ha bisogno di un team che operi in maniera tattica e sinergica.
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